En entreprise, il faut garder à l’esprit que les stagiaires sont des employés de passage. Ils ne travaillent que quelques mois, voire quelques semaines. S’il est normal de leur réserver un bon accueil, il faut veiller à préserver la sécurité informatique de son entreprise. Voici comment faire.
Avant l’arrivée du stagiaire : assurez d’ores et déjà vos arrières !
Avant que votre nouveau stagiaire n’entre en fonction, vous devez lui faire signer la charte informatique de l’entreprise. Cette dernière définit les usages autorisés et non autorisés des outils informatiques. Vous devez également lui faire signer une clause de confidentialité pour protéger l’activité de votre entreprise et de vos clients.
Le poste de travail : l’outil à fournir au stagiaire
Quel que soit le domaine d’activité d’une entreprise, elle se doit de fournir un poste de travail informatique à ses stagiaires. Étant des collaborateurs éphémères, leurs outils de travail doivent être dotés d’une sécurité renforcée. L’utilisateur ne doit pouvoir y installer aucun logiciel, sauf avec votre autorisation. Autant que possible, interdisez-lui d’apporter et de se servir de son propre matériel.
Les comptes utilisateurs pour mieux contrôler les activités de ses stagiaires
Quand vous embauchez un stagiaire, fournissez-lui uniquement un accès restreint à vos applications métiers. C’est une mesure de précaution contre les tentatives d’espionnage industriel et de vol de données. Cela évitera aussi toute altération de vos informations.
Adresse e-mail : uniquement professionnelle
Octroyer une adresse professionnelle à vos stagiaires vous permettra d’éviter les vols de clients et la divulgation d’informations. Vous conserverez ainsi leur historique d’e-mail. Vous pouvez aussi lui créer une adresse auprès des fournisseurs gratuits, avec votre adresse électronique comme e-mail de secours.
Accès aux partages réseau limités
Si votre entreprise utilise le partage réseau, vos stagiaires ne doivent en avoir qu’un accès restreint. Si nécessaire, créez un partage réseau dédié. Vous pourrez ainsi contrôler les sites et les fichiers auxquels ils ont accès. Cela leur permettra aussi de partager plus facilement des documents avec vous.
Présence durant les réunions, mais pas systématiquement
Au moment de leur embauche, vous devez expliquer à vos stagiaires qu’ils ne seront pas autorisés à assister à certaines réunions. Vous devez leur faire comprendre qu’ils n’auront pas accès à certains aspects de votre activité, comme les données sensibles, les chiffres d’affaires, les impayés, etc.
Départ des stagiaires : mettre les points sur les « i »
Au terme de leur contrat, un stagiaire doit remettre une copie de leur rapport de stage ou de leur mémoire, à votre entreprise. Pensez à lire le document avant qu’il ne le soumette pour sa thèse ou le diffuse. Cela évitera qu’ils y mentionnent des éléments sensibles ou trop détaillés sur votre activité. Si nécessaire, effectuez un caviardage sur leur rapport de stage pour leur rappeler leurs engagements.
Vous devez aussi sauvegarder les données sur les postes de travail des stagiaires avant de les formater. N’oubliez pas de supprimer ou de modifier l’accès à son compte e-mail professionnel et aux réseaux de partage de votre entreprise.
